> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.varios-ai.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Office Add-Ins verwenden

> VARIOS AI in Microsoft Word und Outlook verwenden

Mit dem VARIOS AI Add-In verwenden Sie die für Sie freigegebenen Assistenten direkt in Microsoft Word und Outlook. Ihr Administrator stellt das Add-In zentral bereit und legt fest, welche Assistenten verfügbar sind.

## Voraussetzungen

* Das VARIOS AI Add-In wurde Ihrer Microsoft-365-Organisation zugewiesen.
* Sie verwenden eine unterstützte Version von Microsoft Word oder Outlook.

<Info>
  Ist **VARIOS AI** nicht sichtbar, starten Sie die Office-Anwendung neu. Die Bereitstellung durch Microsoft 365 kann etwas Zeit benötigen.
</Info>

## Assistenten oder Modelle auswählen

Wenn Ihnen im Add-In mehr als ein Assistent oder mehr als ein Modell zur Verfügung steht, zeigt das Add-In einen Picker an. Damit können Sie direkt im Add-In den Assistenten oder das Modell wechseln. Die Auswahl bestimmt, wie VARIOS AI Ihre Anfrage bearbeitet.

Steht Ihnen nur ein Assistent oder ein Modell zur Verfügung, blendet das Add-In den Picker aus. In diesem Fall verwendet das Add-In automatisch diese einzige Freigabe.

Ist ein benötigter Assistent oder ein benötigtes Modell nicht sichtbar, wurde er beziehungsweise es für Sie nicht freigegeben. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

## In Microsoft Word arbeiten

<Steps>
  <Step title="Word-Dokument öffnen">
    Öffnen Sie das Word-Dokument.
  </Step>

  <Step title="VARIOS AI starten">
    Starten Sie **VARIOS AI** über das Menüband.
  </Step>

  <Step title="Text auswählen">
    Markieren Sie den Text, den Sie bearbeiten möchten. Ohne Markierung können Sie VARIOS AI auch eine allgemeine Anweisung oder Frage senden.
  </Step>

  <Step title="Bearbeitung festlegen">
    Wählen Sie für markierten Text eine Schnellaktion oder geben Sie eine eigene Anweisung ein.
  </Step>

  <Step title="Antwort übernehmen">
    Prüfen Sie die Antwort und übernehmen Sie sie in Ihr Dokument.
  </Step>
</Steps>

Für markierten Text stehen die Schnellaktionen **Korrigieren**, **Umformulieren** und **Zusammenfassen** zur Verfügung. Eigene Anweisungen können Sie frei formulieren, zum Beispiel: „Formuliere den markierten Abschnitt verständlicher und verbindlicher.“

| Aktion               | Ergebnis                                                                                  |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Einfügen**         | Fügt die Antwort am Ende der aktuellen Auswahl beziehungsweise an der Cursorposition ein. |
| **Auswahl ersetzen** | Ersetzt den in Word markierten Text durch die Antwort.                                    |
| **Kopieren**         | Kopiert die Antwort in die Zwischenablage.                                                |

## In Microsoft Outlook arbeiten

### E-Mails verfassen oder beantworten

<Steps>
  <Step title="E-Mail-Entwurf öffnen">
    Öffnen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort.
  </Step>

  <Step title="VARIOS AI starten">
    Starten Sie **VARIOS AI** über das Outlook-Menüband.
  </Step>

  <Step title="Entwurfstext auswählen">
    Markieren Sie bei Bedarf Text im Entwurf.
  </Step>

  <Step title="Bearbeitung festlegen">
    Wählen Sie für markierten Text eine Schnellaktion oder formulieren Sie eine eigene Anweisung.
  </Step>

  <Step title="Antwort einfügen oder kopieren">
    Prüfen Sie die Antwort. Wählen Sie anschließend **Einfügen** oder **Kopieren**.
  </Step>
</Steps>

**Einfügen** fügt die Antwort an der Cursorposition ein. Ist Text im Entwurf markiert, wird dieser durch die Antwort ersetzt.

Beispiele für eigene Anweisungen:

* „Formuliere die Antwort freundlicher und kürzer.“
* „Fasse die Punkte in drei Stichpunkten zusammen.“
* „Übersetze den markierten Text ins Englische.“

### Empfangene E-Mails verstehen

<Steps>
  <Step title="E-Mail öffnen">
    Öffnen Sie die E-Mail im Lesemodus.
  </Step>

  <Step title="VARIOS AI starten">
    Starten Sie **VARIOS AI** über das Outlook-Menüband. Das Add-In verwendet die geöffnete E-Mail als Kontext.
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Aktion auswählen">
    Wählen Sie **Zusammenfassen**, **Antwort entwerfen** oder **Kernpunkte**. Alternativ können Sie eine eigene Frage zur E-Mail eingeben.
  </Step>

  <Step title="Ergebnis weiterverwenden">
    Prüfen Sie das Ergebnis und kopieren Sie es bei Bedarf in eine Antwort oder ein anderes Dokument.
  </Step>
</Steps>

Im Lesemodus kann VARIOS AI die Antwort nicht direkt in die E-Mail einfügen. Verwenden Sie stattdessen **Kopieren**.

## Gute Ergebnisse erzielen

* Nennen Sie Ziel, gewünschte Länge und Ton, zum Beispiel „kurz, sachlich und in drei Stichpunkten“.
* Markieren Sie den konkreten Abschnitt, wenn sich Ihre Anfrage nur auf einen Teil des Inhalts bezieht.
* Beginnen Sie bei einem neuen Thema über **Neuer Chat** eine neue Unterhaltung, damit vorherige Nachrichten das Ergebnis nicht beeinflussen.
* Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Speichern oder Versenden. Achten Sie besonders auf Namen, Zahlen, Termine und fachliche Aussagen.

## Fehlerbehebung

| Problem                                    | Lösung                                                                                                                                          |
| ------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **VARIOS AI** ist nicht sichtbar           | Starten Sie die Office-Anwendung neu. Bleibt das Problem bestehen, informieren Sie Ihren Administrator.                                         |
| Das Add-In bleibt leer                     | Öffnen Sie das Dokument oder die E-Mail erneut und starten Sie das Add-In neu. Bleibt der Fehler bestehen, informieren Sie Ihren Administrator. |
| Eine Anfrage kann nicht verarbeitet werden | Prüfen Sie, ob der passende Assistent ausgewählt ist, und senden Sie die Anfrage erneut.                                                        |
| Ein Assistent fehlt                        | Bitten Sie Ihren Administrator, die Freigabe des Assistenten für das Add-In zu prüfen.                                                          |
| Eine Antwort lässt sich nicht einfügen     | Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position und versuchen Sie es erneut. Verwenden Sie alternativ **Kopieren**.                            |