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Dashboard

Das Dashboard bietet Administratoren eine zentrale Übersicht über die Nutzung und Kosten von VARIOS AI.
Hier können auf einen Blick Verbrauch, Kostenentwicklung und Nutzungsmuster überwacht werden. Über die Zeitraum-Auswahl oben links können Sie den Analysezeitraum festlegen. Alle Kennzahlen und Diagramme beziehen sich auf den gewählten Zeitraum.

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Überblick der Kennzahlen

Im oberen Bereich werden die wichtigsten Kennzahlen als Kacheln angezeigt:
  • Anzahl Lizenzen
    Anzahl der verfügbaren und Anzahl der verwendeten VARIOS AI-Lizenzen.
  • Gesamtkosten
    Gesamtkosten für den ausgewählten Zeitraum in USD.
  • Durchschnitt pro Benutzer
    Durchschnittliche Kosten pro aktivem Nutzer im gewählten Zeitraum.

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Diagramm: Übersicht

Ein Liniendiagramm zeigt die Kostenentwicklung im gewählten Zeitraum.
So können Spitzenlasten, Trends und ungewöhnliche Nutzungsmuster einfach erkannt werden.

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Nutzung und Kosten

Die Panels schlüsseln Nutzung und Kosten auf. Jede Zeile zeigt die Kosten und darunter die Nutzung im gewählten Zeitraum: bei Konnektoren die Zahl der Ausführungen, sonst die Zahl der Anfragen. Eine Anfrage ist eine Antwort im Chat oder eine Anfrage über die API, auch wenn das Modell dafür mehrfach aufgerufen wird. Ist die Nutzung null, entfällt die Zeile. Ab sieben Einträgen bietet ein Panel ein Suchfeld, längere Listen sind auf mehrere Seiten verteilt.
Die Kosten basieren auf einer Hochrechnung aus den übertragenen Tokens. Abweichungen zu den tatsächlich abgerechneten Kosten des Modellanbieters sind möglich.
Gelöschte Assistenten, Modelle und Konnektoren bleiben mit dem Zusatz „(gelöscht)” in der Auswertung. Gelöschte Benutzer und API-Schlüssel werden in einer Zeile zusammengefasst.
Anfragen werden über die erfassten Kosten gezählt. Für Modelle ohne hinterlegte Preise erscheinen deshalb weder Kosten noch Anfragen. Konnektor-Ausführungen werden auch ohne Kosten gezählt.
Die Benutzerstatistiken können über das Admin-Menü > Einstellungen > Datenschutz aktiviert oder deaktiviert werden. Sie steuern das Panel Nutzung nach Benutzer.

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Datenexport

Über die Funktion „Daten exportieren“ können alle Nutzungs- und Kostendaten als CSV-Datei exportiert werden.
Dies ermöglicht eine Weiterverarbeitung in externen Controlling- oder Reporting-Tools. Der Export enthält die einzelnen Kostenzeilen; die Anfragen und Ausführungen aus den Panels sind darin nicht als eigene Werte enthalten.
Im Export sind keine personenbezogenen Informationen erhalten.
Warnung: Die Kosten basieren auf einer Hochrechnung aus den übertragenen Tokens.
Abweichungen zu den tatsächlich abgerechneten Kosten des Modellanbieters sind möglich.

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Enthaltene Datenfelder

Jede Zeile enthält einen Kostenposten. Eine Anfrage an ein KI-Modell erzeugt je eine Zeile für nicht gecachten Input, Cache-Lesen, Cache-Schreiben und Output, sofern dafür Tokens angefallen sind. Der Export enthält nur Posten mit Kosten größer 0 sowie alle Posten vom Typ api (Tool- und Konnektoraufrufe). Die Token-Spalten sind nur für die passende Art gefüllt. Bei systemGeneration, voiceTranscribe und voicePlay enthält dieselbe Zeile InputTokens und OutputTokens.
  • DateTime: Zeitpunkt des Vorgangs
  • Costs: Kosten des Postens in USD
  • Type: Art des Postens:
    • llmInput: nicht gecachte Input-Tokens
    • llmInputCache: aus dem Prompt-Cache gelesene Tokens
    • llmInputCacheWrite: in den Prompt-Cache geschriebene Tokens
    • llmOutput: Output-Tokens
    • systemGeneration: Systemaufgaben wie Chat-Titel, Zusammenfassung oder Service-Status-Prüfung
    • embedding, systemEmbedding: Embeddings für Wissensdatenbanken bzw. die Service-Status-Prüfung
    • voiceTranscribe, voicePlay: Spracherkennung bzw. Sprachausgabe
    • api: Aufruf eines Tools oder Konnektors, auch ohne Kosten
    • variosApi: kommt nur in älteren Datensätzen vor
  • Tag: Kennzeichnung des Vorgangs, z. B. chatTitle, chatSummary oder variosApi für Anfragen über die API; leer bei Chat-Nachrichten
  • Name: Bezeichnung des verwendeten KI-Modells oder Tools
  • Assistent: Genutzter Assistent, über den die Anfrage ausgeführt wurde
  • InputTokens: Anzahl der nicht gecachten Input-Tokens
  • CachedInputTokens: Anzahl der aus dem Prompt-Cache gelesenen Tokens
  • OutputTokens: Anzahl der erzeugten Output-Tokens
  • CacheWriteTokens: Anzahl der in den Prompt-Cache geschriebenen Tokens

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Aktion

Mit einem Klick auf „Daten exportieren“ wird die Datei erstellt und der Download automatisch gestartet.

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Anleitung

1

Zeitraum wählen

Wählen Sie den gewünschten Analysezeitraum über die Zeitraum-Auswahl oben links. Alle Kennzahlen und Diagramme beziehen sich auf diesen Zeitraum.
2

Gesamtübersicht prüfen

Nutzen Sie die oberen Kacheln, um den Status auf einen Blick zu erfassen.
3

Kostenentwicklung analysieren

Über das Diagramm lassen sich Trends und Peaks im Nutzungsverhalten erkennen.
4

Kostenverteilung auswerten

Nutzen Sie die Panels, um Kosten und Nutzung pro Gruppe, Assistent, Modell, Konnektor, API-Schlüssel oder Benutzer einzusehen.
5

Daten exportieren

Exportieren Sie die Daten zur weiteren Auswertung oder für Abrechnungszwecke.
Best Practice:
  • Prüfen Sie regelmäßig (z. B. wöchentlich), ob bestimmte Modelle oder Benutzergruppen unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen.
  • Nutzen Sie die Kostenübersicht nach Modell, um gezielt günstigere Alternativen (z. B. kleinere Modelle) einzusetzen.
  • Exportieren Sie die Daten monatlich für Controlling und Budgetplanung.
  • Beispiel: Setzen Sie GPT-5 Response nur für komplexe Aufgaben ein, während Standardanfragen mit günstigeren Modellen (z. B. GPT-5 Nano) bearbeitet werden.