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Mit Admin-Benachrichtigungen informieren Sie zuständige Personen per E-Mail über wichtige Ereignisse in Ihrer VARIOS AI-Instanz. Sie konfigurieren den E-Mail-Versand, die Sprache und die Empfänger zentral.
Öffnen Sie Startseite > Admin-Menü > Einstellungen > Benachrichtigungen.

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Voraussetzungen

  • Zugriff auf VARIOS AI mit Administratorberechtigung für Einstellungen.
  • Verbindungs- und Anmeldedaten eines SMTP-Servers.
  • Ausgehende Netzwerk-/Firewall-Freigabe von der VARIOS AI-Instanz zum SMTP-Server auf dem verwendeten Port.
  • Mindestens eine Empfänger-E-Mail-Adresse je gewünschtem Ereignis.

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SMTP-Konfiguration einrichten

Bei Basis (Benutzername/Passwort) werden zusätzlich die Felder Benutzername und Passwort eingeblendet; beide sind erforderlich. Bei OAuth (Zugriffstoken) geben Sie Benutzername, Token-Endpunkt, Client-ID, Client-Geheimnis und Bereich (Scope) an; alle fünf Felder sind erforderlich.
Übliche Portbelegungen zur Orientierung: 587 für STARTTLS, 465 für SMTPS, 25 für unverschlüsselten Versand. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres E-Mail-Providers.
Ist weder TLS verwenden (STARTTLS) noch SSL verwenden (SMTPS) aktiviert, werden Anmeldedaten und E-Mail-Inhalte unverschlüsselt übertragen. Aktivieren Sie außerhalb abgeschotteter interner Netze immer eine der beiden Optionen und halten Sie sich an die SMTP- und Sicherheitsvorgaben Ihrer Organisation oder Ihres E-Mail-Providers.

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SMTP-Verbindung und E-Mail-Versand testen

Die Tests verwenden die aktuell im Formular eingetragenen Werte. Sie können also testen, bevor Sie speichern. Versendet werden Benachrichtigungen aber erst, nachdem Sie die Konfiguration gespeichert haben.
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SMTP-Verbindung testen

Klicken Sie auf Verbindung testen. Prüfen Sie die angezeigte Rückmeldung und korrigieren Sie bei Bedarf die Konfiguration.
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Test-E-Mail senden

Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, geben Sie eine Empfänger-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Prüfen Sie anschließend im Postfach, ob die Nachricht zugestellt wurde.
Der Verbindungstest prüft nur die SMTP-Verbindung. Mit der Test-E-Mail prüfen Sie zusätzlich, ob über die eingetragene Konfiguration eine Nachricht tatsächlich zugestellt werden kann.

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Benachrichtigungssprache festlegen

Wählen Sie unter Benachrichtigungssprache die Sprache der Benachrichtigungs-E-Mails aus. Verfügbar sind Deutsch, Englisch und Französisch. Die Einstellung gilt instanzweit für alle Ereignisse und alle Empfänger; eine Sprache je Empfänger ist nicht möglich.

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Benachrichtigungsereignisse konfigurieren

Tragen Sie unter Benachrichtigungsereignisse für jedes gewünschte Ereignis die Empfänger ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Kommas; Leerzeichen um die Kommas sind zulässig. Ein Ereignis ist aktiv, sobald mindestens ein Empfänger hinterlegt ist. Ohne Empfänger wird keine Benachrichtigung gesendet.
Benachrichtigungen zu Dienstzuständen müssen zusätzlich für jedes gewünschte Modell auf der entsprechenden Modellseite aktiviert werden. Aktivieren Sie dort unter Dienstzustand überprüfen die Option Administrator bei Nichterreichbarkeit benachrichtigen.

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Warnschwellenwert

Für Budgetgrenze und Lizenzgrenze legen Sie unter Warnung ab einen Schwellenwert zwischen 50 % und 100 % fest. Der Schwellenwert der Budgetgrenze gilt gleichermaßen für das Instanzbudget und für alle Gruppenbudgets; er lässt sich nicht je Gruppe individuell konfigurieren. Die übrigen Ereignisse haben keinen konfigurierbaren Schwellenwert.

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Prüfintervall und Wiederholungen

VARIOS AI prüft minütlich, ob Ereignisse vorliegen.
  • Ein Ereignis, das noch nicht gemeldet wurde, wird sofort beim ersten Erkennen versendet.
  • Ein bereits bekanntes, weiterhin bestehendes Ereignis wird höchstens einmal pro Tag erneut gemeldet.
Dadurch erhalten Sie eine zeitnahe erste Meldung, ohne dass ein andauerndes Problem minütlich E-Mails erzeugt.

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Änderungen speichern

Klicken Sie nach der Konfiguration auf Speichern. Damit werden die SMTP-Konfiguration, die Benachrichtigungssprache und die Ereigniseinstellungen übernommen und der Versand aktiviert.

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Empfehlungen

  • Verwenden Sie ein dediziertes Funktionspostfach als Absender.
  • Hinterlegen Sie nur Personen oder Verteilergruppen, die für das jeweilige Ereignis zuständig sind.
  • Testen Sie Verbindung und E-Mail-Versand erneut, nachdem sich Mailserver, Anmeldedaten oder Zertifikate geändert haben.

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Fehlerbehebung

Prüfen Sie SMTP-Host, SMTP-Port und die ausgewählte Verschlüsselung. Stellen Sie sicher, dass die VARIOS AI-Instanz den SMTP-Server auf diesem Port ausgehend erreichen darf. Gleichen Sie die Angaben mit den Vorgaben Ihres E-Mail-Providers ab und wiederholen Sie Verbindung testen.
Prüfen Sie bei Basis (Benutzername/Passwort), ob Ihr Provider ein App-Passwort statt des Kontopassworts verlangt. Prüfen Sie bei OAuth (Zugriffstoken) Token-Endpunkt, Client-ID, Client-Geheimnis und Bereich (Scope): Ein abgelaufenes Client-Geheimnis oder ein fehlender Scope für den SMTP-Versand führt zur Ablehnung durch den Server.
Der Verbindungstest schlägt bei TLS/SSL fehl, wenn das Serverzertifikat selbstsigniert ist, von einer nicht vertrauenswürdigen Stelle stammt oder nicht auf den unter SMTP-Host eingetragenen Namen ausgestellt ist. Tragen Sie den Hostnamen exakt so ein, wie er im Zertifikat steht, und lassen Sie ein gültiges Zertifikat hinterlegen.
Prüfen Sie den Spam-Ordner des Empfängers. Prüfen Sie außerdem, ob die Domain der Absender-E-Mail den verwendeten SMTP-Server per SPF und DKIM autorisiert – andernfalls weisen viele Empfängersysteme die Nachricht ab oder stufen sie als Spam ein. Manche Provider lehnen zudem Absenderadressen ab, die nicht zum authentifizierten Konto gehören (Relay-Verweigerung).
Prüfen Sie, ob für das betreffende Ereignis mindestens eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse hinterlegt ist und ob Sie die Einstellungen gespeichert haben. Testen Sie den Versand mit Test-E-Mail senden. Beachten Sie außerdem, dass ein bereits gemeldetes, weiterhin bestehendes Ereignis nur einmal pro Tag erneut versendet wird.