VARIOS AI Add-Ins für Microsoft Word und Outlook konfigurieren und zentral bereitstellen.
Auf dieser Seite konfigurieren Sie die VARIOS AI Add-Ins für Microsoft Word und Outlook. Sie erzeugen die zugehörigen Manifeste und stellen diese anschließend bereit — zentral über Microsoft 365, in einer On-Premise-Umgebung oder manuell für einzelne Benutzer.
Öffnen Sie Admin-Menü > Einstellungen > Microsoft Office Add-In.
Das VARIOS AI Office Add-In ist ein Office-Web-Add-In. Office lädt das Aufgabenfenster von Ihrer VARIOS AI-Instanz. Sie verteilen nur das in VARIOS AI generierte Manifest.
Für eine vorkonfigurierte Verbindung: ein API-Key mit Freigabe für die benötigten Assistenten und Modelle
Erreichbarkeit Ihrer VARIOS AI-Instanz über HTTPS von allen Office-Clients aus
Für die zentrale Bereitstellung über Microsoft 365: Berechtigung zum Verwalten integrierter Apps im Microsoft 365 Admin Center
Für die On-Premise-Bereitstellung von Word: eine Netzwerkfreigabe und Office unter Windows
Für die On-Premise-Bereitstellung von Outlook: Exchange Server on-premises und Administratorrechte für die Exchange-Verwaltung
Bei Auswahl eines API-Keys enthält das Manifest diesen Schlüssel. Behandeln Sie die Datei vertraulich und verteilen Sie sie nur über vertrauenswürdige Kanäle. Verwenden Sie nach Möglichkeit getrennte API-Keys je Anwendung, Zielgruppe oder Rollout.
Konnektoren mit aktiviertem Human in the Loop werden vom Add-In derzeit nicht unterstützt. Das Add-In kann die Freigabeabfrage nicht anzeigen, sodass die vorgesehene manuelle Freigabe dort nicht stattfindet. Geben Sie für das Add-In deshalb nur Assistenten frei, deren Konnektoren ohne Human in the Loop konfiguriert sind.
Das Icon wird im Office-Menüband und in der Add-In-Verwaltung angezeigt. Es gilt gemeinsam für alle Office Add-Ins.
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Add-In-Icon hochladen
Ziehen Sie eine Bilddatei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Hochladen.
2
Icon-Vorschau prüfen
Prüfen Sie die Vorschau der automatisch erzeugten Größen 16 × 16, 32 × 32 und 80 × 80 Pixel.
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Manifeste erneut bereitstellen
Generieren Sie alle betroffenen Manifeste neu und stellen Sie sie erneut bereit.
Verwenden Sie ein quadratisches, auch in der kleinsten Größe klar erkennbares Bild. VARIOS AI erzeugt die erforderlichen PNG-Dateien automatisch. Mit Auf VARIOS AI Standardlogo zurücksetzen verwenden Sie wieder die mitgelieferten Icons.
Eine Icon-Änderung aktualisiert bereits bereitgestellte Add-Ins nicht automatisch. Nach der erneuten Bereitstellung kann es abhängig vom Microsoft-365-Mandanten und Office-Cache bis zu 72 Stunden dauern, bis alle Office-Anwendungen das neue Icon anzeigen.
Für Word und Outlook wird jeweils ein eigenes Manifest erzeugt. Excel wird auf der Seite als Demnächst verfügbar angezeigt und kann noch nicht konfiguriert werden.
1
API-Key auswählen
Wählen Sie auf der Karte von Word oder Outlook den gewünschten API Key aus. Mit Ohne API-Schlüssel erzeugen Sie ein Manifest ohne vorkonfigurierte Anmeldung.
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Manifest generieren
Klicken Sie auf Manifest generieren. VARIOS AI lädt ManifestWord.xml beziehungsweise ManifestOutlook.xml herunter.
Mit Alle Manifeste generieren laden Sie die Manifeste für Word und Outlook nacheinander herunter. Wählen Sie zuvor auf beiden Karten den jeweiligen API-Key aus.Der im Manifest ausgewählte API-Key steuert, welche Assistenten und Modelle im Add-In verfügbar sind. Wenn der API-Key mehr als einen Assistenten oder mehr als ein Modell freigibt, zeigt das Add-In Benutzern einen Picker zum Wechseln des Assistenten oder Modells an. Ist dem API-Key nur ein Assistent oder ein Modell zugewiesen, wird kein Picker angezeigt und das Add-In verwendet automatisch diese einzelne Freigabe.
Status
Bedeutung
Nicht generiert
Für die Anwendung wurde noch kein Manifest generiert.
Aktuell
API-Key und Icons entsprechen dem zuletzt generierten Manifest.
Neu generieren
Der ausgewählte API-Key oder die Icons wurden seit der letzten Generierung geändert.
Demnächst verfügbar
Das Add-In kann noch nicht konfiguriert oder generiert werden.
Die Add-In-ID einer Anwendung bleibt bei erneuter Generierung gleich. VARIOS AI erhöht die Manifest-Version, damit Microsoft 365 die Datei als Aktualisierung des vorhandenen Add-Ins verarbeiten kann.
Empfohlen für Organisationen mit Microsoft 365. Wiederholen Sie diese Schritte für Word und Outlook mit dem jeweils passenden Manifest:
Für das Outlook Add-In setzt die zentrale Bereitstellung Postfächer in Exchange Online voraus. Postfächer auf einem lokalen Exchange Server werden dabei nicht unterstützt — verwenden Sie für diese Benutzer den Weg On-Premise. Das Word Add-In ist von dieser Einschränkung nicht betroffen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrierte Apps.
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Office-Add-In auswählen
Wählen Sie Benutzerdefinierte Apps hochladen und anschließend Office-Add-In.
4
Manifest hochladen
Laden Sie das von VARIOS AI erzeugte Manifest hoch.
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Manifest validieren
Prüfen und bestätigen Sie die Manifestvalidierung.
6
Add-In zuweisen
Weisen Sie das Add-In der gesamten Organisation, bestimmten Benutzern oder Gruppen zu.
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Bereitstellung abschließen
Schließen Sie den Assistenten ab.
Nach der Bereitstellung ist VARIOS AI in Word über das Menüband verfügbar. In unterstützten Outlook-Clients steht das Add-In beim Lesen und Verfassen von Nachrichten zur Verfügung.
Bei der Zuweisung über Gruppen werden nur Mitglieder der ausgewählten Gruppe selbst berücksichtigt. Benutzer, die ausschließlich über eine verschachtelte Gruppe Mitglied sind, erhalten das Add-In nicht. Weisen Sie solche Gruppen einzeln zu.
Nach der Bereitstellung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis das Add-In bei allen Benutzern erscheint. Ist es nicht sofort sichtbar, starten Sie Office neu und prüfen Sie die Zuweisung im Admin Center.
Für Umgebungen ohne Microsoft 365. Word und Outlook verwenden dabei unterschiedliche Verfahren: Word über einen Add-In-Katalog auf einer Netzwerkfreigabe, Outlook über Exchange Server on-premises.
Auch bei On-Premise-Bereitstellung lädt Office das Aufgabenfenster von Ihrer VARIOS AI-Instanz über HTTPS. Über die Netzwerkfreigabe wird ausschließlich die Manifestdatei verteilt.
Ein Add-In-Katalog auf einer Netzwerkfreigabe wird nur von Office unter Windows unterstützt. Für Word im Web und Word für Mac verwenden Sie die zentrale Bereitstellung über Microsoft 365 oder die manuelle Installation.
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Netzwerkfreigabe einrichten
Erstellen Sie einen Ordner auf einem Dateiserver und geben Sie ihn frei. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften des Ordners, wechseln Sie zur Registerkarte Freigabe und erteilen Sie allen Zielbenutzern mindestens Leseberechtigung. Notieren Sie den vollständigen UNC-Pfad, zum Beispiel \\fileserver\OfficeAddins.
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Manifest ablegen
Kopieren Sie die in VARIOS AI generierte Datei ManifestWord.xml in den freigegebenen Ordner.
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Katalog per Gruppenrichtlinie vertrauen
Öffnen Sie die Gruppenrichtlinienverwaltung und navigieren Sie zu Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > Microsoft Office 2016 > Sicherheitseinstellungen > Trust Center > Vertrauenswürdige Kataloge. Aktivieren Sie eine der Richtlinien Speicherort eines vertrauenswürdigen Katalogs und tragen Sie den UNC-Pfad der Freigabe ein. Die Richtlinie wirkt benutzerbezogen und setzt die Office-Administrationsvorlagen (ADMX) im zentralen Speicher voraus.
4
Add-In in Word einfügen
Nach einem Neustart von Word wählen Benutzer Start > Add-Ins und anschließend Erweitert. Im Dialog Office-Add-Ins öffnen sie die Registerkarte Freigegebener Ordner und wählen dort VARIOS AI aus.
Möchten Sie den Katalog ohne Gruppenrichtlinie und ohne Skript testen, kann ein Benutzer die Freigabe auch selbst hinterlegen: Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center > Vertrauenswürdige Add-In-Kataloge, dort den UNC-Pfad eintragen, Katalog hinzufügen wählen, Im Menü anzeigen aktivieren und Word neu starten.
Outlook Add-Ins werden nicht über die Netzwerkfreigabe verteilt, sondern von Exchange verwaltet. Verwenden Sie eine Remote-PowerShell-Sitzung zu Ihrem Exchange Server.
1
Add-In organisationsweit installieren
Installieren Sie das Manifest mit New-App als Organisations-Add-In:
Beschränken Sie die Bereitstellung bei Bedarf auf bestimmte Benutzer, indem Sie -ProvidedTo SpecificUsers und -UserList ergänzen. Ohne diese Angaben steht das Add-In allen Postfächern zur Verfügung.
3
Installation prüfen
Listen Sie die installierten Add-Ins mit Get-App auf und aktivieren Sie das Add-In falls nötig mit Set-App -Enabled $true.
4
Add-In in Outlook öffnen
Nach einem Neustart von Outlook steht VARIOS AI beim Lesen und Verfassen von Nachrichten zur Verfügung.
Sollen Benutzer Add-Ins selbst installieren dürfen, benötigen ihre Postfächer in Exchange die Rolle My Custom Apps. Für eine rein administrative Bereitstellung ist das nicht erforderlich.
Geeignet für Tests, Pilotbenutzer und einzelne Arbeitsplätze. Jeder Benutzer installiert das Manifest in seinem eigenen Konto.
Installieren Sie ausschließlich Manifestdateien aus vertrauenswürdigen Quellen. Je nach Richtlinie Ihrer Organisation kann die manuelle Installation deaktiviert sein.
Wählen Sie Start > Add-Ins > Weitere Add-Ins und wechseln Sie zu Meine Add-Ins.
3
Manifest hochladen
Wählen Sie Mein Add-In hochladen und laden Sie ManifestWord.xml hoch.
4
Add-In öffnen
Öffnen Sie VARIOS AI über das Menüband.
Nach der Installation in Word im Web erscheint das Add-In auch in unterstützten Word-Desktop-Clients, sofern der Benutzer mit demselben Konto angemeldet ist.
Melden Sie sich mit einem Testkonto in Word oder Outlook an, für das das Add-In bereitgestellt wurde.
2
Add-In neu starten
Starten Sie die Office-Anwendung neu und öffnen Sie das VARIOS AI Add-In.
3
Add-In-Funktionen prüfen
Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Assistenten und Modelle verfügbar sind und eine Anfrage verarbeitet wird. Wenn der API-Key mehrere Assistenten oder Modelle freigibt, prüfen Sie zusätzlich, ob der Picker angezeigt wird und die Auswahl wechselt. Bei nur einer Freigabe darf kein Picker erscheinen.
Aktualisieren Sie das Manifest nach jeder Änderung des Icons oder des ausgewählten API-Keys. Generieren Sie dazu zuerst in VARIOS AI ein neues Manifest für die betroffene Anwendung und verteilen Sie es anschließend auf dem Weg, über den Sie bereitgestellt haben.
Microsoft 365
On-Premise
Manuell
1
Integrierte App öffnen
Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center die vorhandene integrierte App.
2
Manifest ersetzen
Ersetzen Sie dort das Manifest und speichern Sie die Änderung.
3
Aktualisierung testen
Prüfen Sie die Zuweisungen und testen Sie das Add-In mit einem Testkonto.
Lehnt Microsoft das Manifest ab, wurde vermutlich eine bereits bereitgestellte Datei erneut hochgeladen. Generieren Sie das Manifest in VARIOS AI neu — dabei wird die Manifest-Version erhöht — und laden Sie erst diese Datei hoch.
Auch Aktualisierungen erreichen die Clients nicht sofort. Rechnen Sie mit bis zu 24 Stunden, bei bereits gecachten Add-In-Dateien mit bis zu 72 Stunden. Lädt ein einzelner Client danach weiterhin die alte Fassung, leeren Sie auf diesem Gerät den Office-Add-In-Cache.
1
Word: Manifest in der Freigabe ersetzen
Überschreiben Sie ManifestWord.xml im freigegebenen Ordner. Benutzer erhalten die neue Fassung, sobald sie Word neu starten und das Add-In erneut über Freigegebener Ordner einfügen. An der Freigabe selbst und am vertrauenswürdigen Katalog ändert sich nichts.
2
Outlook: Add-In neu installieren
Entfernen Sie das vorhandene Add-In und installieren Sie das neue Manifest anschließend erneut:
Verwenden Sie getrennte API-Keys je Anwendung, Zielgruppe oder Rollout.
Legen Sie Kostenlimits passend zum Einsatzzweck fest.
Dokumentieren Sie, welcher API-Key in welchem Manifest verwendet wird.
Rotieren oder entfernen Sie API-Keys, sobald ein Manifest nicht mehr benötigt wird.
Prüfen Sie nach Änderungen die Statusanzeige der Manifestkarten und aktualisieren Sie betroffene Rollouts.
Beschränken Sie bei On-Premise-Bereitstellung die Schreibrechte auf die Netzwerkfreigabe, da jedes dort abgelegte Manifest von den Office-Clients als vertrauenswürdig behandelt wird.
Office speichert Manifest, Icons und Add-In-Dateien lokal zwischen. Lädt ein Client nach einer Aktualisierung weiterhin die alte Fassung, leeren Sie den Cache auf dem betroffenen Gerät. Führen Sie die Schritte je Arbeitsplatz und im Benutzerkonto des betroffenen Benutzers aus.
Leeren Sie den Cache immer vollständig. Löschen Sie keine einzelnen Manifestdateien aus dem Cache — danach können sämtliche Office-Add-Ins nicht mehr geladen werden.
Wurden nur die Dateien des Aufgabenfensters geändert, genügt häufig ein Neuladen: Klicken Sie in das Aufgabenfenster des Add-Ins und drücken Sie Strg + F5.
Windows: Word, Excel, PowerPoint
Windows: klassisches Outlook
Windows: neues Outlook
macOS
Web und mobil
1
Office vollständig schließen
Schließen Sie Word und alle anderen Office-Programme. Prüfen Sie im Task-Manager, ob WINWORD.EXE, EXCEL.EXE, POWERPNT.EXE oder OfficeClickToRun noch aktiv sind.
2
Cache-Ordner öffnen
Öffnen Sie den Explorer und fügen Sie diesen Pfad in die Adressleiste ein:
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\
3
Inhalt löschen
Löschen Sie den gesamten Inhalt dieses Ordners — auch die enthaltenen Unterordner. Den Ordner Wef selbst können Sie bestehen lassen.
4
Zusätzlichen Cache löschen
Löschen Sie, falls vorhanden, zusätzlich den Inhalt dieses Ordners:
Starten Sie Word neu. Das Add-In lädt Manifest und Dateien erneut.
Ab Office 2108 kann Office den Cache selbst leeren: Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center > Vertrauenswürdige Add-In-Kataloge, dort Beim nächsten Start von Office den Cache aller zuvor gestarteten Web-Add-Ins löschen aktivieren und Word neu starten. Diese Option gilt nur für Word, Excel und PowerPoint, nicht für Outlook.
Das klassische Outlook verwendet denselben Wef-Ordner wie Word.
1
Add-In regulär entfernen
Entfernen Sie das Add-In zunächst auf dem üblichen Weg — bei manueller Installation über Meine Add-Ins, bei zentraler Bereitstellung über das Microsoft 365 Admin Center beziehungsweise mit Remove-App. Häufig ist damit kein weiterer Schritt nötig.
2
Office vollständig schließen
Schließen Sie Outlook und alle anderen Office-Programme. Prüfen Sie im Task-Manager, ob OUTLOOK.EXE, weitere Office-Prozesse oder OfficeClickToRun noch aktiv sind.
3
Cache-Ordner leeren
Löschen Sie den Inhalt von %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\ einschließlich der Unterordner, wie bei Word beschrieben.
4
Outlook neu starten
Starten Sie Outlook neu und stellen Sie das Add-In bei Bedarf erneut bereit.
Den Ordner %USERPROFILE%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\HubAppFileCache müssen Sie nur bei Add-Ins mit vereinheitlichtem Manifest (JSON) leeren. VARIOS AI verteilt XML-Manifeste, daher ist dieser Schritt hier nicht erforderlich.
Das neue Outlook für Windows verwendet keinen Wef-Ordner. Der Cache wird über die Entwicklertools der eingebetteten Edge-Komponente geleert.
1
Outlook schließen
Schließen Sie das neue Outlook.
2
Outlook mit Entwicklertools starten
Führen Sie in der Eingabeaufforderung olk.exe --devtools aus. Outlook startet zusammen mit den Microsoft Edge DevTools.
3
Browser-Cache leeren
Wechseln Sie in den DevTools zur Registerkarte Network, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Anfragen und wählen Sie Clear browser cache.
4
Outlook neu starten
Starten Sie Outlook wieder ohne Parameter.
In Word für Mac leeren Sie den Web-Cache direkt im Add-In: Öffnen Sie das Aufgabenfenster, klicken Sie oben im Aufgabenfenster auf das Menü (Personality-Menü) und wählen Sie Webcache löschen (Clear Web Cache). In Outlook für Mac steht dieses Menü nicht zur Verfügung.Hilft das nicht oder betrifft das Problem Outlook, löschen Sie den Inhalt dieser Ordner. Ersetzen Sie {host} durch die Office-Anwendung, zum Beispiel Word. Im Finder müssen Sie dazu versteckte Dateien einblenden.
Starten Sie die Office-Anwendung anschließend neu. Das Löschen des Ordners wef entfernt auch manuell installierte Add-Ins aus der Anwendung.
Word im Web und Outlook im Web verwenden keinen Wef-Ordner, sondern den Cache des Browsers. Leeren Sie den Browser-Cache und laden Sie die Seite mit Strg + F5 beziehungsweise Cmd + Shift + R neu. Alternativ prüfen Sie das Add-In in einem privaten Fenster.
Auf iOS lässt sich nur der Web-Cache leeren, indem das Add-In neu geladen wird: Schließen Sie das Dokument beziehungsweise die E-Mail und öffnen Sie es erneut. Hilft das nicht, installieren Sie die Office-App neu.
Auf Windows und macOS können Sie den Cache alternativ mit dem Microsoft-Werkzeug npx office-addin-cache clear leeren. Dafür muss Node.js auf dem Gerät installiert sein.
Der Systemprompt des freigegebenen Assistenten bestimmt, wie das Add-In markierte Inhalte verarbeitet und Antworten für Word oder Outlook formatiert. Verwenden Sie die folgenden Vorlagen als Ausgangspunkt und ergänzen Sie nur die Bausteine für tatsächlich freigegebene Werkzeuge.
Systemprompt für Word
Empfohlener Grundprompt mit optionalen Bausteinen für den Assistenten im Word Add-In.
Systemprompt für Outlook
Empfohlener Grundprompt für den Lese- und Verfassen-Modus im Outlook Add-In.
